Comment utiliser les requêtes Power dans Excel


Bien que les outils technologiques offrent une grande variété de solutions de gestion de données, la consolidation d'informations provenant de sources multiples reste un défi. Donner du sens à des fiches techniques disparates repose souvent sur un effort manuel.

Comment utiliser les requêtes Power dans Excel

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C’est là que PowerQuery peut s’avérer utile en regroupant des données provenant de diverses origines dans une vue intégrée.

En tant que consultant en marketing, je travaille avec plusieurs équipes au sein de l'entreprise d'un client. Pour avoir une idée fidèle de ce qui se passe avec l'entonnoir de revenus d'une entreprise SaaS, par exemple, j'ai généralement besoin de données provenant du marketing, des ventes, de la réussite des clients et des produits.

Cependant, les données dont j'ai besoin sont généralement collectées sur plusieurs sites et dans différents formats. Rassembler tout cela signifie tout rassembler au même endroit, dans le même format, et pouvoir être manipulé de la manière nécessaire.

Ainsi, PowerQuery m'a été très utile au fil des années, et ce n'est pas aussi compliqué qu'on pourrait le penser.

Avec Power Query, vous pouvez importer, nettoyer, transformer et fusionner des ensembles de données provenant de plusieurs sources. Une fois que vous savez comment l’utiliser, la collecte et l’interprétation de données provenant de diverses sources deviennent beaucoup plus faciles.

Qu'est-ce qu'une requête de puissance ?

PowerQuery est essentiellement une technologie que vous pouvez utiliser dans Excel pour connecter des ensembles de données entre eux dans une feuille de calcul Excel. Vous pouvez utiliser Power Query pour extraire des données d'une gamme de sources, notamment des pages Web, des bases de données, d'autres feuilles de calcul et plusieurs types de fichiers.

Une fois les données importées, vous pouvez également utiliser l'éditeur Power Query pour nettoyer et transformer les données. Enfin, vous pouvez importer les données transformées dans votre feuille de calcul existante.

Les actions courantes que vous pouvez utiliser dans l'éditeur Power Query après l'importation de données incluent le filtrage, la suppression des doublons, le fractionnement des colonnes, le formatage des données et la fusion des données.

Le principal avantage est que des tâches qui vous prendraient des heures à effectuer manuellement peuvent être effectuées en quelques minutes avec PowerQuery. De plus, vous pouvez réutiliser à plusieurs reprises les mêmes actions de nettoyage ou de transformation en un seul clic lorsque les sources de données sont mises à jour.

Avec n'importe quel avancé fonctionnalité dans Excel, il y a un peu de courbe d’apprentissage. Mais même s'il vous faudra quelques essais pour vous familiariser avec PowerQuery, il possède une interface assez conviviale une fois que vous savez où tout se trouve.

Comment utiliser les requêtes Power dans Excel

Lorsque vous apprenez à utiliser quelque chose comme PowerQuery, la méthode la plus utile consiste à utiliser un exemple. Les étapes ci-dessous peuvent être appliquées à tout type d'ensemble de données, et les fonctionnalités mises en évidence peuvent être remplacées par d'autres façons d'utiliser les requêtes selon les besoins.

Dans cet exemple, je rassemble les données de ventes de deux régions géographiques différentes à des fins d'analyse. Les données proviennent des États-Unis et du Royaume-Uni, avec un formatage et des devises écrits et formatés différemment sur deux feuilles de calcul.

Mon objectif est de combiner ces ensembles de données sur une seule feuille, avec les données nettoyées et facilement interprétées et analysées en un seul endroit.

Étape 1. Ouvrez Excel et accédez à la requête de puissance.

Tout d’abord, ouvrez la feuille de calcul principale à partir de laquelle vous allez travailler. Dans ce cas, j'ai ouvert ma feuille de calcul de ventes aux États-Unis, car c'est là que je souhaite nettoyer et combiner les données.

Dans le ruban principal, cliquez sur « Données ». Vous verrez « Obtenir des données (Power Query) » comme premier élément du ruban Données.

comment utiliser les requêtes puissantes dans Excel

Étape 2. Importez vos données.

Cliquez sur la liste déroulante pour accéder à vos options de requête d'alimentation.

comment utiliser les requêtes puissantes dans Excel

Dans cette première étape, nous souhaitons cliquer sur « Obtenir des données » afin de pouvoir lancer une requête en utilisant les données de la feuille de calcul des ventes au Royaume-Uni.

En cliquant sur cette option, vous ouvrirez une fenêtre dans laquelle vous pourrez choisir une source de données. Comme vous le verrez, il est possible d'extraire des données d'un large éventail de sources, y compris des fichiers SharePoint partagés.

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Dans ce cas, nous sélectionnons « Classeur Excel » pour accéder au fichier stocké localement sur mon ordinateur. Après avoir effectué cette sélection, parcourez simplement vos fichiers pour trouver la bonne feuille de calcul et cliquez sur « Obtenir des données ».

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Ensuite, sur l'écran suivant, cliquez sur « Suivant ». À partir de là, vous pouvez sélectionner les feuilles spécifiques que vous souhaitez importer. Vous pourrez prévisualiser les données avant de cliquer sur « Charger » pour finaliser l'importation.

Power Query importera les données dans un nouvel onglet de votre feuille de calcul existante

Si vous sélectionnez « Charger » à ce stade, PowerQuery importera les données dans un nouvel onglet de votre feuille de calcul existante.

À partir de là, vous pouvez sélectionner « Données » et « Lancer Power Query Editor » pour effectuer un nettoyage en masse ou une mise à jour des données importées.

lancer l'éditeur de requêtes Power

Étape 3. Nettoyage des données importées.

Si vous préférez nettoyer vos données avant de les importer, vous pouvez le faire pendant la phase d'importation.

Au lieu de sélectionner « Charger » pendant le processus d'importation, vous pouvez sélectionner « Transformer les données », qui ouvre l'éditeur Power Query comme à l'étape précédente.

comment utiliser les requêtes puissantes dans Excel

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Par exemple, la feuille de vente au Royaume-Uni contient les mêmes données que la feuille américaine, mais elle n'est pas formatée correctement. Le format monétaire n'est pas appliqué à la cellule monétaire.

Ainsi, dans l'éditeur Power Query, je peux sélectionner l'onglet « Transformer » pour modifier les données avant de les importer (je pourrais également le faire si j'importais d'abord les données, puis ouvrais l'éditeur Power Query).

comment utiliser les requêtes puissantes dans Excel

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Comme vous pouvez le constater, de nombreuses options s'offrent à vous ici. Dans ce cas, je vais sélectionner la colonne Devise et sélectionner « Type de données ».

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À partir de là, je peux sélectionner l’option Devise et modifier la valeur en USD.

Étape 4. Chargez vos données transformées.

La dernière étape consiste à ajouter ces données nettoyées et transformées dans ma feuille de calcul existante. Dans l’éditeur Power Query, revenez à l’onglet « Accueil » et cliquez sur « Fermer et charger ».

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Excel va maintenant charger cette requête dans un nouvel onglet de votre feuille de calcul.

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Ce processus simple, étape par étape, vous montre comment démarrer avec l'accès et l'utilisation de PowerQuery.

Cependant, les cas d'utilisation de PowerQuery sont presque infinis en raison de la grande variété de données que vous pouvez importer et nettoyer, ainsi que des types de transformations et de manipulations de données que vous pouvez effectuer.

Jetons donc un coup d'œil à quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec PowerQuery.

Exemples de requêtes avancées

Consolidation des données de plusieurs feuilles de calcul

Que vous travailliez avec plusieurs classeurs de votre propre création ou que vous receviez des fichiers envoyés par d'autres personnes, la nécessité de consolider les données sur une seule feuille est un problème assez courant.

PowerQuery en fait une tâche assez simple.

Tout d’abord, assurez-vous que tous les classeurs que vous souhaitez consolider sont enregistrés dans le même dossier. Dans la mesure du possible, assurez-vous qu'ils correspondent tous en termes d'en-têtes de colonnes identiques.

Ouvrez Excel dans un classeur vierge et accédez à la requête puissante avec l'option « Obtenir des données ».

Sélectionnez votre source de données comme « classeur Excel » et choisissez votre premier fichier. Si vos feuilles sont toutes formatées de la même manière, vous n’aurez rien d’autre à faire ici. Appuyez simplement sur « Charger ».

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Ensuite, vous allez importer vos autres feuilles de calcul. Mais, au lieu d'effectuer cette première étape exactement de la même manière, vous allez ajouter les autres feuilles à cette requête existante que vous venez de créer.

Dans la feuille, ouvrez à nouveau PowerQuery et sélectionnez le deuxième classeur de votre liste lors de l'importation d'un fichier. Au lieu d'appuyer sur « Charger », sélectionnez l'option « Transformer les données ».

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Maintenant, vous devriez voir les deux requêtes disponibles dans l’éditeur Power Query sur le panneau latéral gauche.

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Sur le côté droit du ruban dans l'éditeur Power Query, vous verrez un bouton « Combiner » avec une liste déroulante contenant des options pour fusionner ou ajouter des requêtes.

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Dans la liste déroulante, sélectionnez « Ajouter les requêtes comme nouvelles ». Sélectionnez les tableaux que vous souhaitez ajouter les uns à la fin des autres, puis cliquez sur « Ok ».

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PowerQuery ajoutera les deux tables ensemble dans un seul onglet de votre feuille. Vous pouvez effectuer cette action avec deux feuilles de calcul ou plusieurs feuilles de calcul, selon vos besoins.

Nettoyage des données avant l'importation

Parfois, vous pouvez avoir affaire à une feuille de calcul désordonnée. Le formatage et le style sont omniprésents et vous voulez vous assurer qu'ils sont aussi propres et ordonnés que possible avant l'importation.

PowerQuery en fait une partie simple du processus lorsque vous importez des données, vous n'avez donc pas à passer du temps à nettoyer manuellement les choses par la suite.

Un exemple simple est une feuille de calcul dans laquelle certains textes sont en majuscules et d'autres non. Le but est donc de tout convertir en cas de phrase avant de l'ajouter à votre feuille existante.

Disons que l'équipe commerciale en France nous a envoyé son rapport de ventes. Cela a l'air génial, mais certains textes de la colonne ID du pays sont en majuscules, et d'autres ne le sont pas. De plus, des espaces aléatoires sont apparus dans le nom du pays et doivent également être corrigés, sinon nous aurons du mal à extraire correctement les données dans les tableaux croisés dynamiques et autres rapports.

Dans votre feuille, ouvrez PowerQuery et importez le fichier contenant les données désordonnées. Cliquez sur « Transformer les données » plutôt que de les importer immédiatement.

Tout d’abord, recherchez la colonne avec les majuscules mélangées et les espaces supplémentaires. Faites un clic droit sur la colonne et cliquez sur « Transformer la colonne », puis sur « Transformations du texte » et enfin sur « Couper ». Cela supprimera tout espacement supplémentaire qui pourrait interférer avec la manipulation des données.

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Faites à nouveau un clic droit sur la colonne, et cette fois, cliquez sur « Mettre en majuscule chaque mot » dans les options. Vous devrez peut-être d'abord sélectionner « minuscules » pour corriger les mots en majuscules, puis utiliser l'option « Mettre en majuscule chaque mot ».

Maintenant, vous pouvez cliquer sur « Charger » pour que vos données nettoyées soient importées dans votre feuille Excel.

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Données non-pivotantes/pivotantes pour améliorer les capacités d'analyse

Un autre défi courant avec Excel est de recevoir des données d'une manière qui rend difficile leur manipulation et leur analyse, en particulier lorsque vous souhaitez basculer entre les colonnes et les lignes – ou « faire pivoter » les données.

Dans cet exemple, nous avons des données d'enquête dont les colonnes sont analysées par les répondants. Idéalement, nous aimerions qu'il soit analysé avec les colonnes comme questions d'enquête.

Tout d’abord, ouvrez un tableau Excel vierge et importez votre feuille à l’aide de PowerQuery.

Comme dans l'exemple précédent, au lieu de cliquer sur « Charger », nous devons d'abord cliquer sur « Transformer les données ».

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Maintenant que l’éditeur Power Query est ouvert, accédez à l’onglet Transformation dans le ruban. Sélectionnez toutes les colonnes de questions d'enquête ensemble, puis cliquez sur « Annuler le pivotement des colonnes », puis sélectionnez « Annuler le pivotement des colonnes sélectionnées uniquement ».

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PowerQuery prend les colonnes sélectionnées et analyse les données en fonction des attributs et des valeurs des questions. Revenez à l'onglet « Accueil » et appuyez sur « Fermer et charger » pour utiliser les données non pivotées dans votre feuille de calcul.

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Soyez expérimental avec Power Query

Dans l’ensemble des outils, Excel est l’un des plus puissants lorsqu’il s’agit de trier, nettoyer et transformer le type de données utilisées dans les opérations commerciales quotidiennes de plusieurs départements et équipes.

Bien que cela puisse prendre un peu de temps pour se familiariser avec toutes les caractéristiques et fonctionnalités de quelque chose comme PowerQuery, cela en vaut la peine.

Même avec des feuilles de calcul relativement simples qui contiennent beaucoup de données, PowerQuery peut réduire considérablement votre temps de nettoyage et de transformation, afin que vous puissiez passer à des analyses et à des prises de décision importantes beaucoup plus rapidement.

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