Conseils pour organiser une réunion d’affaires Skype efficace

Internet permet désormais plus facilement que jamais aux entreprises de se connecter avec des personnes du monde entier. Bien que cela ouvre de nombreuses nouvelles voies et opportunités, cela peut rendre les communications coûteuses si vous voyagez régulièrement pour des réunions en face à face ou si vous comptez sur des e-mails.

Que vous ayez besoin de parler avec des employés distants, des clients internationaux ou des fournisseurs à l’autre bout du pays, Skype est l’outil de communication d’entreprise qui peut garder les choses simples et personnelles tout en permettant à toutes les parties d’économiser du temps et de l’argent.

La clé du succès d’une réunion d’affaires sur Skype est simplement d’être préparé. Même si vous ne pouvez pas vous préparer à chaque problème technique, il existe de nombreuses façons de vous préparer à atténuer les interruptions et à maintenir l’engagement de vos participants. Voici nos meilleurs conseils :

Préparation avant la réunion

Créez une liste de groupe avec l’identifiant Skype de chacun

La toute première chose à faire est de vous assurer que vous disposez du bon identifiant Skype pour toutes les personnes qui participeront à la réunion virtuelle et de les insérer toutes dans une nouvelle liste de groupe. De cette façon, vous pouvez appeler rapidement et simplement tout le monde en même temps dans la journée.

Expliquez clairement qui appelle qui

Pour éviter toute confusion, indiquez clairement sur votre invitation à la réunion que vous appellerez tout le monde pour éviter de recevoir plusieurs appels au moment même où la réunion doit commencer.

Définissez les heures de début et de fin (et tenez compte des fuseaux horaires)

Considérez attentivement le moment de votre réunion si vous incluez des personnes dans des fuseaux horaires différents. Fixez une heure de début et de fin pour la réunion à laquelle vous savez pouvoir vous tenir de manière réaliste.

Créer et diffuser un ordre du jour

Pour éviter une réunion stéréotypée « inutile », assurez-vous d’avoir établi un ordre du jour avant la réunion et de l’avoir fait circuler avec l’invitation afin de donner à chacun le temps de réfléchir aux points discutés. C’est une excellente idée d’essayer d’impliquer tous ceux qui participent à l’ordre du jour pour garder les gens alertes et engagés.

Soyez là tôt

Si vous êtes en ligne tôt, cela vous donne le temps de résoudre les problèmes que vous ou d’autres participants rencontrez avec les microphones, les connexions Wi-Fi ou les webcams avant l’heure de début afin d’éviter de perdre un temps précieux à vous installer.

Pendant la réunion

Utilisez la vidéo si possible

Même s’il n’est pas toujours possible pour tout le monde d’utiliser la vidéo, c’est une bonne chose à encourager lorsque cela est possible. Il est beaucoup plus facile de maintenir l’engagement des participants à votre réunion si tout le monde peut se voir. Non seulement cela rend l’expérience plus personnelle, mais cela rend également les gens moins susceptibles de céder aux distractions.

Désactivez les distractions

En ce qui concerne les distractions, assurez-vous de minimiser les distractions possibles en choisissant une salle calme à partir de laquelle appeler à la réunion et en fermant vos e-mails pendant la durée de la session. Il n’y a rien de plus distrayant qu’un e-mail intrigant qui apparaît en bas de votre écran lorsque vous êtes au milieu d’une phrase.

Décider des actions lors de l’appel

Pour éviter que votre réunion ne se transforme en beaucoup de discussions suivies de peu d’actions, assurez-vous de prévoir du temps pendant l’appel pour décider des mesures qui seront prises à la suite de la réunion. Une fois les actions décidées, vous pouvez discuter de qui sera responsable de chacune d’entre elles et du moment où elles pourront raisonnablement être réalisées.

Après la réunion

Distribuer les notes et les actions convenues

Enfin, pour bien lier le tout et dans un souci de clarté totale, il est utile d’envoyer une copie du procès-verbal de la réunion et des actions convenues à toutes les personnes présentes.



Source by Lee Wrall