Réunions efficaces : pourquoi la plupart des réunions sont une perte de temps

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Que votre entreprise tienne une réunion par semaine ou des dizaines de réunions par jour, il est essentiel que ce temps soit utilisé de manière efficace et efficiente. La plupart des réunions sont moins efficaces qu’elles ne pourraient l’être non pas parce qu’elles sont mal gérées, mais parce que les organisateurs de réunions passent tout leur temps à se concentrer sur la ou les deux heures où les gens seront réunis autour de la table de conférence ou de l’écran vidéo. Les responsables de réunion intelligents savent que ce sont les actions que vous entreprenez pendant les trois jours précédant immédiatement la réunion qui sont beaucoup plus importantes que la réunion elle-même.

Lorsque votre réunion commence

La clé du succès de votre réunion commence bien avant l’heure de début prévue de votre réunion. Tout comme n’importe quel athlète connaît l’importance de s’étirer avant de faire de l’exercice, les responsables de réunion de haut niveau savent que la façon dont vous passez votre temps la semaine précédant une réunion est aussi importante, voire plus importante que l’heure de la réunion elle-même.

Les signes courants qu’un responsable a passé trop de temps à se concentrer sur la réunion elle-même et pas assez sur l’activité qui a précédé la réunion incluent des personnes qui viennent à vos réunions sans préparation, quelques personnes suggérant de nombreuses idées et un schéma constant de se précipiter sur les points au bas de votre agenda.

Roger Burns, un vétéran des réunions de haut niveau depuis 30 ans, le décrit ainsi : « Souvent, les 20 ou 30 premières minutes de nos réunions étaient consacrées à des personnes feuilletant les documents que je leur avais envoyés il y a une semaine. Ils avaient pas préparé et je n’avais aucune idée des questions que j’allais poser dans les prochaines minutes. »

Si vous êtes comme beaucoup, ces symptômes apparaissent plus souvent qu’autrement. Alors, qu’est-ce qu’un directeur de réunion doit faire ? Comment éviter ces pièges courants ? La réponse est simple, mais elle commence une semaine complète avant le début prévu de la réunion.

Les trois P d’une réunion réussie : préparation, participation, priorisation

Bien qu’une réunion réussie nécessite un animateur qualifié, ce n’est qu’une partie du puzzle. L’activité qui s’est déroulée avant la réunion est tout aussi importante.

Le premier P : Préparation

L’utilisation efficace de votre temps de réunion repose sur la préparation de toutes les parties à participer. Cela signifie que chaque personne présente a déjà lu les documents de la réunion avant la tenue de la réunion. En plus de cela, les participants à la réunion devraient recevoir les questions qui vont être discutées avant la réunion.

Historiquement, la plupart des réunions commencent par le président posant une question aux personnes présentes. Par exemple, si vous teniez une réunion de planification stratégique, une bonne question pourrait être : « Selon vous, quelles sont les forces de notre organisation ? » À ce stade, la discussion se déplace autour de la table, chaque personne ayant deux minutes pour traiter les questions, trouver une solution qui sonne bien et exprimer la solution de manière cohérente au groupe.

Le problème avec cette méthode est que la plupart des bonnes idées ne viennent pas dans ces deux minutes. Les bonnes idées viennent lorsque vous conduisez pour vous rendre au travail, lorsque vous vous endormez, lorsque vous êtes sous la douche – les moments où vous n’êtes probablement pas avec vos collègues lors d’une réunion. (À moins que vous ne teniez régulièrement vos réunions dans le vestiaire de l’entreprise !) Donner les questions que vous allez poser à chaque participant à la réunion avant la réunion est essentiel pour obtenir les meilleures idées de vos participants. Cela leur donne également une raison de lire les documents que vous avez distribués avant la réunion.

Le meilleur moment pour distribuer les documents et les questions est de trois à sept jours avant votre réunion. Cela donne aux participants une chance de réfléchir aux problèmes et aux questions, mais pas assez longtemps pour oublier leurs bonnes idées et pourquoi ils les ont aimées. La récupération ici est rapide et évidente. Vous obtiendrez plus de résultats en moins de temps, ce qui vous fera économiser de l’argent et vous permettra de mettre en œuvre vos idées plus rapidement.

Le deuxième P : Participation

Obtenir les meilleures idées de vos meilleurs collaborateurs est essentiel pour que votre réunion soit réussie. L’autre moitié de cette équation est d’obtenir une large base de participation afin qu’il y ait une appropriation de la solution plutôt qu’un ressentiment.

Si ces deux éléments sont si importants pour des réunions réussies, pourquoi est-il si rare qu’ils se produisent simultanément ? La première raison pour laquelle cela arrive rarement est que vos meilleures idées sont souvent vos personnes les plus occupées. La plupart du temps, ces personnes de grande valeur qui sont comme des machines à pop-corn pleines d’idées sont déjà programmées pour d’autres réunions lorsque vous choisissez vos heures de réunion. S’il est parfois possible de reprogrammer votre rendez-vous en fonction de leurs disponibilités, il est impossible de s’adapter à chaque fois et à chaque besoin.

La deuxième raison pour laquelle vous obtenez rarement votre meilleure idée pour que les gens participent et que vous ayez une large base de propriété en même temps a à voir avec la dynamique au sein des réunions. Chaque personne au sein de votre organisation est câblée différemment et pour chaque personne qui est à l’aise pour exprimer et défendre des idées lors d’une réunion, il y en a d’autres qui n’ont pas ce don. Pour ceux qui sont doués pour les manœuvres verbales, gagner du soutien lors d’une réunion est comme un sport. Pour ceux qui se sentent moins à l’aise dans cet environnement, défendre une position peut être ressenti comme une torture. Il est clair qu’un lieu est nécessaire pour permettre à chacun de participer à la solution d’une manière non menaçante, démocratique et qui intègre directement l’appropriation dans le processus.

Ne sous-estimez pas la valeur de cette participation accrue. Les idées, les initiatives et même les directives considérées comme bénéficiant d’un large soutien sont mises en œuvre plus rapidement et avec un niveau de qualité supérieur. En plus de cela, vous obtenez de meilleures idées lorsque plus de personnes participent – en particulier lorsque les personnes qui participent sont les plus proches de l’action et non celles incubées dans leurs bureaux exécutifs. Tout cela vous aide à innover plus rapidement que la concurrence, à commercialiser plus rapidement vos idées et à gagner la bataille d’une qualité constante.

Le troisième P : Priorisation

Dans un monde parfait, nous aurions un temps illimité chaque jour pour tout faire. Malheureusement, nous vivons au rythme de l’horloge chaque jour. Trop souvent, nos réunions sont remplies de points à l’ordre du jour placés là dans l’ordre dans lequel ils sont apparus sur notre bureau ou dans l’ordre dans lequel nous les avons notés sur une note autocollante jaune au téléphone, sans niveau d’importance ou d’urgence.

Les meilleurs gestionnaires de réunion comprennent que tous les points d’un ordre du jour ne méritent pas le même poids, et ils priorisent les problèmes en commençant par les plus urgents. Cela permet de consacrer vos meilleures minutes à vos éléments les plus importants.

Malheureusement, les priorités du leader ne sont pas toujours les priorités de l’équipe. Il arrive souvent que les membres de la base aient un problème brûlant qui a complètement échappé à la direction. Les animateurs de réunion efficaces ont mis en place un système pour identifier et résoudre ces problèmes.

L’avantage d’avoir un tel système en place est une productivité accrue dans vos domaines les plus vitaux. En concentrant l’attention de chacun sur les problèmes les plus importants pour votre succès, vous constaterez rapidement une diminution de l’activité sans valeur ajoutée et une rentabilité accrue de vos efforts.

Un nouvel ensemble d’outils

Maintenant que nous sommes passés de la réunion d’une heure à la semaine complète précédant une réunion, un tout nouvel ensemble d’outils doit être ajouté à votre boîte à outils.

Il existe une multitude d’outils déjà présents et pris en compte pour vous aider lors de la réunion proprement dite : des tableaux à feuilles mobiles aux tableaux blancs électroniques, de la vidéoconférence au dernier logiciel de collaboration permettant à un groupe de personnes d’éditer un document à partir d’endroits à travers le monde, les entreprises se sont tenues à jour avec une variété de solutions de réunion en ligne.

Un outil nouveau pour ce secteur de marché est ehuddle. Ehuddle est un outil Internet utilisé par les entreprises avant et après les réunions pour accroître l’efficacité des réunions. Initié par un simple e-mail aux participants à la réunion, ehuddle permet à tous ceux qui sont invités à la réunion de voir les questions qui vont être posées, de réfléchir à des réponses possibles et d’évaluer une liste de solutions possibles. Toutes ces activités se déroulent dans les jours qui précèdent la réunion en veillant à ce que les participants soient préparés pour la réunion – ayant déjà réfléchi aux problèmes importants et évalué les solutions possibles de chacun.

Ehuddle utilise un format en ligne propriétaire, anonyme et démocratique. Cela permet non seulement aux membres de votre comité qui n’ont pas pu assister à la réunion de donner leur avis, mais cela crée également un environnement où personne n’a peur de suggérer des idées. L’appropriation est intégrée au processus car tout le monde a participé à l’évaluation de chaque solution.

Les gestionnaires de réunion intelligents utilisent même des outils comme ehuddle pour définir une partie de l’ordre du jour. En permettant aux membres de la base de n’importe quel groupe de réfléchir et de classer les problèmes qui sont importants pour eux, l’ordre du jour reflète automatiquement les besoins de l’organisation.

Le retour sur investissement pour des outils comme ehuddle est rapidement réalisé. Les responsables reconnaissent l’argent perdu dans les réunions non optimisées, les faibles niveaux de participation et les activités distraites. Ajoutez à cela une productivité accrue, une identification et une résolution plus rapides des problèmes et un délai de mise sur le marché plus rapide que l’outil apporte et vous verrez rapidement que c’est de l’argent bien dépensé.

L’utilisation de cet ensemble complet d’outils avant une réunion permet au dirigeant d’entrer dans la salle de conférence ou la vidéoconférence en étant sûr que les bases ont été jetées pour une réunion réussie.

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Source by P. Quinn