Réduire l’utilisation des outils de communication d’entreprise populaires ?

De nombreux managers recherchent des moyens d’améliorer leurs communications professionnelles et de réduire le temps perdu à l’intérieur et à l’extérieur de leur entreprise. Les outils de communication d’entreprise les plus courants que sont les réunions et les e-mails sont-ils le vrai problème ? Selon des études récentes, le nombre de réunions et leur durée ont augmenté mais les réunions sont souvent moins de 50 % productives. Utilisons-nous des réunions alors qu’un autre outil de communication comme le courrier électronique pourrait être plus efficace ? L’utilisation du courrier électronique est à la hausse et cela aussi a une mauvaise réputation car il est surutilisé ou mal construit. Les e-mails sont utilisés pour les communications internes et le marketing externe, ils doivent donc être efficaces. De nombreux managers recherchent des moyens de réduire à la fois les réunions et les e-mails dans leur entreprise. La réduction est-elle la réponse ou la réponse consiste-t-elle à utiliser les outils correctement et plus efficacement ?

J’ai écrit un livre sur la gestion des réunions et des articles sur ce qui ne va pas dans les réunions, donc je sais déjà où la plupart des gens ont besoin d’aide. Je voulais confirmer que d’autres peuvent être préoccupés par ce qui peut mal tourner dans les réunions et que les réunions doivent être améliorées. Depuis que j’ai récemment écrit un article en ligne intitulé « Maîtriser les bonnes manières de réunion », j’ai donc pensé qu’il pourrait être utile d’utiliser un moteur de recherche Internet populaire pour mesurer l’importance du sujet de « l’étiquette de réunion » ou des « bonnes manières de réunion ». En les utilisant comme mot-clé dans ma recherche, le total combiné était de plus de 41 900 résultats. Juste pour voir s’il y avait accord avec certaines de mes idées d’amélioration de réunion dans mes articles et livres, j’ai lu quelques-uns des résultats qui avaient des descriptions qui indiquaient qu’ils fourniraient des solutions. Une grande partie du texte que j’ai lu comprenait quelques-uns des treize éléments de mon article ou certains des indices de mon livre. Cependant, ils ont souvent énuméré d’autres domaines problématiques qui étaient spécifiques à l’emploi. Bien que l’article que j’ai examiné n’ait pas donné tous les mêmes éléments que je jugeais essentiels, ils ont renforcé ma conviction que les réunions sont importantes et que chacun doit mieux savoir comment tirer parti de cette méthode de communication de groupe à des fins professionnelles.

Après avoir recherché des réunions, j’ai décidé de consulter « l’étiquette des e-mails » et j’ai obtenu plus de 348 000 résultats. J’ai parcouru la liste des options dans les premières pages et j’ai vérifié celles qui prétendaient inclure des conseils dans leurs descriptions. J’étais d’accord avec certains de ceux que j’ai lus comme étant pertinents pour les e-mails professionnels et d’autres avec lesquels je n’étais pas d’accord car ils pourraient fonctionner pour les e-mails personnels mais n’étaient pas l’utilisation correcte pour les communications professionnelles. Cependant, j’ai trouvé qu’une grande partie du texte concordait avec bon nombre des treize que j’ai énumérés dans l’article en ligne que j’ai écrit le mois dernier et intitulé « Encourager l’étiquette des e-mails ». Certains ont justifié leur croyance en ce qu’ils ont déclaré par une explication, mais la plupart ne l’ont pas fait. Pour que les gens affichent une étiquette appropriée dans les e-mails, ils doivent non seulement savoir ce qui est acceptable, mais aussi pourquoi cela devrait être la norme. Le courrier électronique est un excellent outil de communication, mais seulement si le destinataire comprend ce que l’expéditeur essaie de dire. Bien que je ne sois pas d’accord avec tous les éléments d’étiquette de courrier électronique que j’ai examinés, le nombre de résultats indique clairement qu’il s’agit d’un problème de communication valable pour les professionnels.

Je voulais savoir si les deux outils de communication d’entreprise les plus populaires devaient être réduits ou s’ils devaient être utilisés efficacement. En me tournant vers Internet comme outil de recherche, je ne sais pas si les chiffres obtenus peuvent indiquer quel outil les gens ont vraiment besoin d’aide ou lequel est le plus utilisé. Quoi qu’il en soit, je suis convaincu que les résultats indiquent que tous les professionnels ont besoin d’améliorer leurs compétences en matière de réunion et de communication par courrier électronique à des fins professionnelles. L’amélioration et l’utilisation appropriée sont de manière plus réaliste la réponse aux problèmes de communication d’entreprise que d’essayer de réduire l’utilisation nécessaire des réunions ou des e-mails.

Source by Shirley Lee